Erfolgreiche Telefonakquise lebt nicht nur von guten Gesprächen, sondern auch von konsequentem Zeitmanagement und strukturierten Routinen.
In diesem Kapitel erfahren Sie, wann die besten Zeiten zum Telefonieren sind, wie Sie effizient planen, mit nicht erreichbaren Leads umgehen und wie viele Kontaktversuche sinnvoll sind.
Die besten Zeiten für erfolgreiche Telefonate
Nicht jede Tageszeit ist gleich gut geeignet, um Leads erfolgreich zu erreichen.
Erfahrungswerte für optimale Anrufzeiten:
Vormittags: 9:00–11:00 Uhr (hohe Erreichbarkeit, konzentrierte Gesprächspartner)
Nachmittags: 15:00–17:00 Uhr (nach Meetings wieder erreichbar)
Dienstag bis Donnerstag sind die besten Tage für Geschäftsanrufe.
Montagvormittag (Start der Woche) und Freitagnachmittag (Wochenende naht) sollten möglichst vermieden werden.
Tipp:
Testen Sie bei jedem Lead individuell, wann er am besten erreichbar ist – manche Branchen (z. B. Handwerk, Gastronomie) weichen von diesen Zeiten ab.
Anruf-Planung: Blockzeiten einrichten und produktiv bleiben
Anrufe "zwischendurch" zu machen ist ineffektiv.
Richten Sie feste Blockzeiten für Ihre Telefonate ein – das steigert Fokus und Erfolg.
Wie Sie Telefon-Blockzeiten optimal gestalten:
Planen Sie täglich oder an festen Wochentagen 1–2 feste Telefonblöcke ein.
Blockzeiten = ungestörte Fokuszeit (Telefonate, Nachfassen, Dokumentation).
Keine E-Mails, keine Ablenkungen während der Telefonblöcke.
Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen (Leads, Gesprächsnotizen) bereitliegen.
Tipp:
Setzen Sie sich ein realistisches Ziel: z. B. 10–15 Telefonate pro Block – je nach Dauer und Gesprächsintensität.
Umgang mit nicht erreichbaren Leads: Geduld und System
Es gehört dazu, dass Sie nicht alle Leads sofort erreichen.
So gehen Sie strukturiert mit nicht erreichbaren Leads um:
Versuchen Sie mehrmals zu unterschiedlichen Tageszeiten.
Hinterlassen Sie nach dem zweiten bis dritten Versuch eine freundliche Voicemail oder schreiben Sie eine kurze E-Mail.
Vermerken Sie jeden Versuch im CRM, inklusive Zeit und Art des Kontakts.
Beispiel:
"Nicht erreicht, Nachricht auf Mailbox hinterlassen. Nächster Versuch geplant für [Datum/Uhrzeit]."
Tipp:
Geduld zahlt sich aus: Viele Kontakte brauchen 3–5 Versuche, bevor sie reagieren.
Wie viele Versuche sind sinnvoll?
Mehrfach nachfassen ist normal und notwendig – aber es braucht Maß.
Empfohlene Kontaktstrategie:
3–5 Versuche verteilen auf unterschiedliche Tage und Zeiten.
Nach dem 5. Versuch ohne Reaktion:
→ Freundlich abschließen und ggf. "Ruhephase" einplanen (z. B. in 1–2 Monaten erneut kontaktieren).
Formulierung für einen Abschlussversuch:
"Ich wollte mich noch einmal kurz melden. Da ich Sie bisher nicht erreichen konnte, gehe ich davon aus, dass aktuell kein Bedarf besteht. Gerne stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung, falls sich Ihre Situation ändert."
Merke:
Jeder Kontakt hinterlässt einen Eindruck. Auch wenn es aktuell nicht passt, kann der Kontakt zu einem späteren Zeitpunkt wieder relevant werden.
Zusammenfassung: Zeitmanagement und Telefonroutinen
Nutzen Sie die besten Anrufzeiten: Vormittags und später Nachmittag, Dienstag bis Donnerstag.
Arbeiten Sie in Telefonblöcken: Konzentriert und vorbereitet.
Gehen Sie systematisch mit nicht erreichbaren Leads um: Geduld und dokumentierte Nachfassstrategie.
Machen Sie 3–5 Kontaktversuche: Danach freundlich abschließen und ggf. später erneut ansetzen.
Hinweis an unsere Partner:
Telefonakquise ist auch eine Frage der Organisation.
Mit klarem Zeitmanagement, Routinen und Geduld erhöhen Sie Ihre Erfolgsquote spürbar – und arbeiten entspannter und zielgerichteter! 🚀